Política de Protección de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Doble rol: responsable y encargado

ContabilidadFE trata datos personales en dos calidades distintas, y los derechos se ejercen de forma diferente en cada una:

• Como responsable, respecto de los datos de las personas que contratan y usan la plataforma (los usuarios de las empresas clientes).
• Como encargado del tratamiento, respecto de los datos que las empresas clientes cargan en la plataforma sobre sus clientes, proveedores y empleados. Sobre esos datos, el responsable es la empresa cliente; ContabilidadFE los trata únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Si usted es cliente o proveedor de una empresa que usa ContabilidadFE y quiere ejercer sus derechos sobre sus datos, debe dirigirse a esa empresa, no a nosotros. Nosotros le daremos apoyo a ella para atenderle.

3. Qué datos se tratan

3.1 Datos de los usuarios de la plataforma

• Correo electrónico, nombre y rol asignado dentro de la empresa.
• Identificador de la cuenta de autenticación y estado de verificación del correo.
• Datos técnicos de sesión: identificador de sesión y de dispositivo, dirección IP y fecha/hora de acceso, para control de sesión única y seguridad.

3.2 Datos cargados por la empresa cliente

• Contactos (clientes y proveedores): nombre o razón social, RNC o cédula, correo, teléfono y dirección.
• Comprobantes fiscales electrónicos (e-CF): identificación del comprador, descripción de los bienes o servicios e importes. Estos datos son de contenido obligatorio conforme a la Ley 32-23 y a las normas de la DGII.
• Nómina, si la empresa usa ese módulo: nombre, documento de identidad, salario base y comisiones de sus empleados.
• Certificado digital de la empresa para procedimientos tributarios, y su contraseña. Ver §6.

4. Finalidades y base de licitud

No se realizan decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas, ni elaboración de perfiles con esa finalidad. Los datos no se venden ni se ceden con fines publicitarios a terceros.

5. Plazos de conservación

• Documentos fiscales y su información asociada: diez (10) años, conforme al Art. 50 del Código Tributario. Este plazo prevalece sobre una solicitud de supresión: los comprobantes ya emitidos no pueden borrarse.
• Bitácora de eventos y cambios: se conserva mientras dure la obligación de trazabilidad como proveedor de servicios de facturación electrónica.
• Datos de cuenta de usuario: mientras la relación contractual esté vigente, y después durante el plazo de prescripción de las responsabilidades derivadas.

6. Certificados digitales

El certificado digital de la empresa y su contraseña se almacenan cifrados y ligados criptográficamente a la empresa titular, y se usan exclusivamente para firmar sus propios comprobantes fiscales electrónicos. Ningún miembro del personal de ContabilidadFE accede a ellos en claro en la operación ordinaria.

7. Destinatarios y encargados

Los datos se comunican únicamente a:

• La Dirección General de Impuestos Internos (DGII), en cumplimiento de la obligación legal de transmitir los comprobantes fiscales electrónicos.
• Los receptores de los comprobantes que la propia empresa cliente emite, según exige la normativa de facturación electrónica.
• Proveedores de infraestructura que actúan como encargados y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad:
  • Google Cloud Platform (Cloud Run, Cloud Storage, Firebase) — cómputo, almacenamiento de documentos y autenticación.
  • Neon — base de datos gestionada.
  • Resend — envío de correo transaccional.

7.1 Transferencias internacionales

La infraestructura de cómputo y almacenamiento está alojada en centros de datos situados fuera de la República Dominicana (región us-central de Google Cloud y la infraestructura gestionada de Neon). Estos proveedores mantienen medidas de seguridad y compromisos contractuales de confidencialidad y de tratamiento limitado a las instrucciones recibidas.

8. Medidas de seguridad

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones.
• Cifrado en reposo del material sensible, incluidos los certificados digitales.
• Aislamiento entre empresas a nivel de base de datos: cada empresa solo puede leer sus propios datos, y la restricción se aplica en el motor de base de datos, no solo en la aplicación.
• Bitácora de cambios encadenada por huellas criptográficas, que permite detectar cualquier alteración posterior de los registros fiscales.
• Control de acceso por roles, sesión única y verificación al cambiar de dispositivo.
• Copias de seguridad y procedimientos de recuperación de la información.

9. Derechos de las personas (ARCO)

La Ley 172-13 reconoce los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. La plataforma los soporta de forma operativa:

• Acceso y portabilidad: la empresa cliente puede exportar en cualquier momento la totalidad de sus datos desde la propia plataforma.
• Rectificación: los datos de contactos, usuarios y empleados son editables desde la aplicación.
• Cancelación: existe un procedimiento de anonimización permanente de los datos personales, que preserva únicamente lo que la DGII exige conservar por el plazo fiscal.
• Oposición: las comunicaciones comerciales pueden cancelarse en cualquier momento desde el propio mensaje o escribiendo al correo de contacto.

Para ejercerlos, escriba a info@contabilidadfe.aecs.cam indicando su nombre, su documento de identidad y el derecho que desea ejercer. Se responde en un plazo máximo de diez (10) días hábiles (conforme al Art. 10 de la Ley 172-13).

10. Boletín y comunicaciones comerciales

Si usted se suscribe al boletín o marca la casilla correspondiente en el registro, se conservan su correo, su nombre y —si lo facilita— su teléfono, para enviarle novedades fiscales y ofertas de ContabilidadFE. Estos datos se conservan mientras mantenga el consentimiento o hasta que solicite la baja.

La baja está disponible con un clic en cada envío. También puede ejercer sus derechos sobre los datos de marketing escribiendo al correo de contacto.

11. Cookies y analítica

Se utilizan cookies y almacenamiento local esenciales para el funcionamiento: mantener la sesión iniciada, identificar el dispositivo por seguridad y recordar preferencias de la interfaz.

El sitio público mide además eventos anónimos o seudónimos de navegación (páginas vistas, clics, origen de la visita) para mejorar el sitio y medir campañas. Esa analítica es propia y no identifica su nombre ni su correo. No se usan cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.

12. Retención fiscal frente a cupo de almacenamiento

Son dos cosas distintas y conviene no confundirlas: la retención fiscal de los comprobantes (hasta diez años, Art. 50 del Código Tributario) es una obligación legal, mientras que el cupo de almacenamiento del plan contratado es una condición comercial. Agotar el cupo puede requerir ampliarlo o exportar documentos antiguos, pero nunca reduce la protección que esta política garantiza sobre sus datos personales.

13. Incidentes de seguridad

Ante un incidente que afecte a datos personales, ContabilidadFE lo notificará sin dilación indebida a las empresas clientes afectadas y a las autoridades competentes cuando corresponda, indicando el alcance conocido y las medidas adoptadas.

14. Cambios en esta política

Cualquier modificación se publicará en esta misma dirección, con su número de versión y fecha de vigencia. Los cambios sustanciales se comunicarán además a las empresas clientes por correo electrónico.

15. Contacto y reclamaciones

Para cualquier consulta sobre esta política: info@contabilidadfe.aecs.cam.

Si considera que sus derechos no han sido debidamente atendidos, puede acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales de la República Dominicana.